Warenwirtschaft — Überblick
Die Warenwirtschaft bündelt alles, was mit Ihrem physischen oder digitalen Bestand zu tun hat: Artikel anlegen, Lager strukturieren, Wareneingänge buchen, Inventuren durchführen und Lagerbewegungen lückenlos nachvollziehen.
Für wen ist das gedacht?
- Lager-Mitarbeiter erfassen Wareneingänge, drucken Etiketten, prüfen Bestände.
- Vorarbeiter organisieren Inventuren und überprüfen Differenzen.
- Buchhaltung sieht den Lagerwert und exportiert für die Bilanz.
- Geschäftsführung behält den Überblick über Bestände, Bestellungen und Wert.
Die wichtigsten Begriffe
- Artikel — ein einzelnes Produkt mit Name, Artikelnummer, Preis, Foto und Lagerort.
- Kategorie — Sammelordner für Artikel (z. B. »Reinigungsmittel«, »Werkzeug«).
- Lager — ein physischer Standort. Eine Firma kann mehrere Lager haben (z. B. »Hauptlager«, »Nebenlager«).
- Gang / Spalte / Reihe — die Struktur innerhalb eines Lagers. Vergleichbar mit Supermarkt-Gängen mit nummerierten Regalen.
- Freier Platz — ein Lagerort ohne feste Regalstruktur (Paletten, Boden-Stellplatz).
- Wareneingang — die Buchung, wenn neue Ware ins Lager kommt.
- Bestand — die aktuelle Menge eines Artikels (»on hand«).
- Reserviert — Menge, die schon für einen Auftrag versprochen ist.
- Verfügbar — Bestand minus Reservierung. Die Menge, die Sie noch verkaufen können.
- Warenbewegung — jede Bestandsänderung (Eingang, Ausgang, Korrektur) mit Zeitstempel.
So fließt eine typische Bestellung
- Ein Auftrag wird angelegt. Wenn Artikel daran hängen, wird Bestand reserviert.
- Bei Lieferbedarf wird eine Bestellung an den Lieferanten erstellt.
- Die Ware kommt an → Wareneingang wird gebucht → Bestand steigt.
- Beim Versand des Auftrags → Warenausgang wird gebucht → Bestand und Reservierung sinken.
- Jeder Schritt ist als Warenbewegung dokumentiert.
Wer braucht welche Berechtigung?
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Lager öffnen, Artikel ansehen | Niedrig — meist jeder Mitarbeiter |
| Artikel anlegen / bearbeiten | Mittel — Lager-Verantwortliche |
| Bestand korrigieren, Inventur | Mittel — Lager-Verantwortliche |
| Lager-Struktur ändern (Gänge, Reihen) | Mittel |
| Artikel löschen, Excel-Import | Hoch — Geschäftsführung, ausgebildete Verantwortliche |
Wie Sie diese Rechte vergeben, lesen Sie unter Rollen & Berechtigungen.