Gruppen — Überblick
Gruppen sind Mitarbeiter-Bündel, die Sie quer durch Agenda verwenden können: für die Schicht-Planung, gemeinsame Kalender-Ansichten, Gruppen-Chats und gezielte Benachrichtigungen. Eine Gruppe ist kein eigenes Recht-System — sie ist ein praktischer Kurzschluss, um nicht jedem Mitarbeiter alles einzeln zuweisen zu müssen.
Wofür sind Gruppen gedacht?
- Schicht-Planung — Sie weisen einen Termin nicht 5 einzelnen Personen zu, sondern der Gruppe »Reinigungsteam Köln«.
- Gruppen-Chats — alle Mitglieder einer Gruppe sind automatisch im zugehörigen Chat.
- Benachrichtigungen — Sie schicken eine Push-Nachricht an alle Mitglieder einer Gruppe, ohne jeden Empfänger einzeln zu suchen.
- Auswertung — Stunden, Touren und Aufträge lassen sich pro Gruppe auswerten.
Die wichtigsten Begriffe
- Gruppe — ein benannter Mitarbeiter-Bündel (z. B. »Glasreinigung«, »Außendienst Aachen«, »Vertrieb«).
- Hauptgruppe — die Stammgruppe eines Mitarbeiters. Jeder Mitarbeiter gehört zu genau einer Hauptgruppe.
- Sekundärgruppe — zusätzliche Gruppen, in denen der Mitarbeiter ebenfalls Mitglied ist (z. B. für Sondereinsätze).
- Filiale — ein physischer Standort. Gruppen können filialspezifisch sein.
So legen Sie Gruppen an
- Öffnen Sie im Menü Gruppen.
- Klicken Sie auf Neue Gruppe.
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen.
- Optional: Farbe und Symbol (hilft bei der visuellen Wiedererkennung im Kalender).
- Fügen Sie Mitarbeiter hinzu — entweder einzeln oder per »alle aus Filiale X«.
- Speichern.
Beispiel-Struktur
Eine mittelgroße Reinigungsfirma könnte z. B. folgende Gruppen haben:
- Hauptgruppen (eindeutig pro Mitarbeiter): »Glasreinigung«, »Bodenreinigung«, »Büro«, »Geschäftsführung«.
- Sekundärgruppen: »Notfall-Bereitschaft«, »Wochenend-Schicht«, »Inventur-Team«.
So bekommen Sie Schichtpläne, Auswertungen und Chats sauber sortiert, ohne komplizierte Berechtigungen.
Wer nutzt Gruppen?
- Geschäftsführung definiert die Hauptstruktur.
- Teamleiter schiebt Mitarbeiter zwischen Sekundärgruppen, um Aushilfen abzudecken.
- Buchhaltung wertet Stunden pro Gruppe für die Lohnabrechnung aus.
Wer braucht welche Berechtigung?
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Gruppen ansehen (eigene + sichtbare) | Niedrig |
| Gruppe anlegen / bearbeiten | Mittel |
| Mitarbeiter zwischen Gruppen verschieben | Mittel |
| Gruppe löschen | Hoch |
Verbindung zu anderen Bereichen
- Kalender — Termine können an eine Gruppe statt einer einzelnen Person vergeben werden — Termine anlegen.
- Chat — Gruppen haben automatisch einen zugehörigen Gruppen-Chat — Chat.
- Wartungsverträge / Schnellrechnung — Gruppen-Mitglieder können je nach Berechtigung Schnellrechnungen erstellen.