Dokumentsuche — Überblick
Die Dokumentsuche ist die zentrale Suchstelle für sämtliche Dokumente in Ihrer Firma: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Fotos, Tabellen, gescannte PDFs. Sie ersetzt das Durchklicken durch verschiedene Projekte und Ordner durch eine einzige Suche.
Wofür ist sie gedacht?
- Volltext-Suche über Dateinamen, Projektnamen, Kunden, Datum und Schlagwörter.
- Schnelle Vorschau ohne die Datei herunterladen zu müssen.
- Stapel-Download mehrerer Dokumente als ZIP-Archiv.
- Filter nach Dateityp, Projekt, Kunde, Datum oder Mitarbeiter.
Wer nutzt die Dokumentsuche?
- Büro / Innendienst sucht Lieferscheine, Belege und Verträge, wenn ein Kunde anruft.
- Buchhaltung zieht Belege für die Steuerberatung.
- Geschäftsführung prüft historische Dokumente bei Audits oder Kundenanfragen.
- Außendienst kann unterwegs frühere Unterlagen einsehen, bevor ein Termin beginnt.
So suchen Sie effektiv
- Beginnen Sie breit, z. B. mit dem Kundennamen — die Trefferliste zeigt alle Belege zu diesem Kunden.
- Verfeinern Sie mit Dateityp-Filter (»nur PDFs«, »nur Bilder«) und Zeitraum.
- Sortieren Sie nach Aktualität, Größe oder Name.
- Markieren Sie mehrere Treffer und nutzen Sie Als ZIP herunterladen, um sie gebündelt zu erhalten.
Wer sieht was?
Die Dokumentsuche zeigt nur Dokumente, für die der angemeldete Mitarbeiter Leserecht hat. Berechtigungen aus dem Projekt oder dem Bereich (z. B. Buchhaltung, Lager) gelten automatisch. So sehen Mitarbeiter keine Dokumente, die sie sonst nicht einsehen dürften.
Wer braucht welche Berechtigung?
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Eigene Dokumente / Projekte durchsuchen | Niedrig |
| Stapel-Download mehrerer Dokumente | Mittel |
| Dokumente fremder Projekte sehen | Hoch — projekt-übergreifender Zugriff |
| Dokument unwiderruflich löschen | Hoch |
Verbindung zu anderen Bereichen
- Projekte — jedes Dokument ist einem Projekt oder Auftrag zugeordnet, das in den Suchergebnissen verlinkt ist.
- PDF Center — gefundene PDFs lassen sich über das PDF Center signieren, zusammenfügen oder mit Wasserzeichen versehen — PDF Center.
- Schnellrechnung — die im PDF Center hinterlegten Unterschriften gelten auch hier.