Rechnungen verwalten (Web)
Die Web-Seite Rechnungen ist die Zentrale für alles nach der Unterschrift: Mahn-Liste, Zahlungsstatus, pro-Kunde-Historie, E-Mail-Versand und Export für die Steuerberatung.
Was Sie auf der Seite sehen
Oben links eine Übersichtskarte mit den Summen für den aktuellen Filter:
- Rechnungen — Anzahl im Filter.
- Netto / USt / Brutto — die zusammengezählten Werte.
Rechts daneben die Export-Knöpfe Buchhaltungspaket (ZIP) und Nur CSV (siehe E-Mail & Buchhaltungspaket).
Darunter die Tabelle aller Rechnungen mit Suche, Kundenfilter, Zeitraum-Auswahl und Status-Auswahl.
Status-Filter
Die Filter-Auswahl rechts oben zeigt nur Rechnungen einer bestimmten Lebensphase:
- Entwürfe — vorbereitete Rechnungen aus Wartungsverträgen, die noch nicht signiert sind.
- Offen — signiert, aber noch nicht als bezahlt markiert. Fällig innerhalb der ersten zwei Wochen.
- Überfällig — signiert, unbezahlt und älter als 14 Tage. Roter Status-Badge.
- Bezahlt — als bezahlt markierte Rechnungen mit Zahlungsweg.
- Alle — keine Einschränkung.
Als bezahlt markieren
- Klicken Sie in der Zeile auf das grüne Häkchen-Symbol.
- Wählen Sie im Dialog den Zahlungsweg: Bar, Überweisung, Karte oder Sonstiges.
- Die Rechnung wechselt auf den Status Bezahlt. Datum, Zahlungsweg und die Person, die markiert hat, werden gespeichert.
Pro-Kunde-Historie
In der Schnellrechnung-Ansicht der App finden Sie unter dem ausgewählten Kunden den Knopf Historie ansehen. Er öffnet ein Fenster mit allen vergangenen Rechnungen für diesen Kunden — sortiert nach Datum, mit Status-Symbol und Direktlink zum PDF.
Die gleiche Information sehen Sie im Web, indem Sie den Kundenfilter oben in der Rechnungs-Tabelle auf den gewünschten Kunden einstellen.
PDF öffnen
Klicken Sie in einer Zeile auf das PDF-Symbol, um die signierte Rechnung in einem neuen Tab zu öffnen. Von dort können Sie sie speichern, drucken oder weiterleiten.
E-Mail senden
Klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der Zeile, um die Rechnung direkt per E-Mail an den Kunden zu senden. Details unter E-Mail-Versand.
Die Zeitraum-Auswahl
Der Zeitraum-Knopf filtert nach Rechnungsdatum. Klicken Sie auf den Knopf und wählen Sie einen Start- und ein Ende-Datum. Die Übersichtskarte zeigt automatisch die Summen für diesen Zeitraum.
Wer braucht welche Berechtigung?
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Rechnungen-Seite öffnen, Liste ansehen | Mittel — Buchhaltung, Geschäftsführung |
| Als bezahlt markieren | Mittel — Buchhaltung |
| Buchhaltungspaket exportieren | Hoch — Geschäftsführung, Buchhaltung |
| Rechnungen-Liste verwalten | Hoch |