Schnellrechnung vor Ort erstellen

Die Schnellrechnung ist für den Einsatz direkt beim Kunden gemacht. Eine typische Schnellrechnung entsteht in unter zwei Minuten — Kunde wählen, Leistungen erfassen, unterschreiben lassen, PDF teilen.

Voraussetzungen

Sie benötigen ein Smartphone oder Tablet mit der Agenda-App und die Berechtigung »Schnellrechnung erstellen«. Wie Sie diese Berechtigung vergeben, lesen Sie unter Rollen & Berechtigungen.

Der Ablauf in 6 Schritten

1. Schnellrechnung öffnen. Tippen Sie im Seiten-Menü auf Schnellrechnung.
2. Kunde wählen. Tippen Sie auf Kunde wählen oder neu anlegen. Sie können einen bestehenden Kunden suchen, einen neuen direkt anlegen oder einen der zuletzt verwendeten Kunden aus der Schnellauswahl »Zuletzt« nehmen.
3. Leistungen hinzufügen. Tippen Sie auf Hinzufügen und tragen Sie Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und USt-Satz ein. Oder tippen Sie Aus Vorlage und wählen Sie eine gespeicherte Leistungsvorlage — Menge und Einheiten sind dann schon vorgefüllt.
4. Notizen (optional). Tippen Sie auf das Notizen-Feld unten, wenn Sie Bemerkungen, Zahlungsziel oder weitere Hinweise auf die Rechnung schreiben möchten.
5. Unterschreiben. Tippen Sie auf Unterschreiben. Erst zeichnen Sie (oder Ihr Mitarbeiter) Ihre eigene Unterschrift oder wählen eine gespeicherte. Anschließend unterschreibt der Kunde.
6. Speichern und teilen. Die Rechnung wird sofort als PDF gespeichert. Sie können sie direkt per Teilen (WhatsApp, AirDrop, E-Mail) versenden, Drucken oder direkt aus der App per E-Mail senden.

Letzte Rechnung übernehmen

Bei wiederkehrenden Kunden tippen Sie auf Letzte Rechnung übernehmen in der Kunden-Karte. Alle Positionen der letzten Schnellrechnung werden übernommen — Sie passen nur an, was sich geändert hat.

Die Doppelunterschrift

Auf jeder Schnellrechnung erscheinen zwei Unterschriften:

• Links — die Unterschrift Ihres Mitarbeiters oder Inhabers, mit Name und Rolle (z. B. »Vorarbeiter*in«). Sie kann gespeichert werden, damit sie beim nächsten Mal per Tipp ausgewählt werden kann.
• Rechts — die Unterschrift des Kunden mit dem von Ihnen eingetragenen Namen.

Achtung

Die Doppelunterschrift ist ein bewusstes Sicherheitsmerkmal. Sie zeigt dem Kunden, dass eine namentlich benannte Person aus Ihrer Firma persönlich für die Rechnung einsteht — und Ihnen, dass der Kunde die Leistung abgenommen hat.

Mehr dazu, wie Sie Unterschriften pro Mitarbeiter speichern und verwalten, lesen Sie unter Gespeicherte Unterschriften.

Was die App im Hintergrund tut

Sie müssen sich um Folgendes nicht kümmern — die App erledigt es automatisch:

• Eine fortlaufende Rechnungsnummer wird pro Geschäftsjahr vergeben (RG-2026-0001, RG-2026-0002, …). Es ist garantiert, dass keine Nummer doppelt vergeben oder übersprungen wird.
• Das fertige PDF wird kryptografisch versiegelt (SHA-256-Fingerabdruck) und revisionssicher abgelegt.
• Eine signierte Schnellrechnung wird gegen Änderungen gesperrt. Korrekturen erfolgen über eine Stornorechnung.

Aus einem Wartungsvertrag-Entwurf signieren

Wenn Ihre Firma Wartungsverträge nutzt, erscheinen vorbereitete Entwürfe in der App:

1. Öffnen Sie die Schnellrechnung-Seite.
2. Tippen Sie auf das Posteingang-Symbol oben rechts (Entwürfe).
3. Wählen Sie den fälligen Entwurf — Kunde, Positionen und Notizen sind bereits gefüllt.
4. Ggf. anpassen, unterschreiben lassen, speichern. Aus dem Entwurf wird eine signierte Rechnung — eine neue Rechnungsnummer wird beim Unterschreiben vergeben.

Wer braucht welche Berechtigung?

Aufgabe	Berechtigung
Schnellrechnung erstellen und signieren	Mittel — Vorarbeiter, Außendienst
Leistungsvorlagen verwalten	Mittel
Eigene Unterschrift speichern	jeder mit Schnellrechnung-Berechtigung
Unterschrift eines anderen Mitarbeiters löschen	Hoch — Verantwortliche

Was Sie als Nächstes lesen sollten

• Gespeicherte Unterschriften pflegen
• Leistungsvorlagen anlegen
• Rechnungen verwalten (Web)