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Agenda Agenda-Dokumentation

Abwesenheiten & Genehmigungen

Eine Abwesenheit in Agenda ist mehr als ein gelber Punkt im Kalender. Sie ist ein vollständiger Workflow: Antrag → optionale Vertretungswahl → Push an den Genehmiger → Entscheidung → automatische Verbuchung in Bilanz und Bezahlung.

Antrag stellen

Der Mitarbeiter öffnet Abwesenheitsantrag im Drawer (Mobil) oder im Web-Dashboard und gibt drei Dinge an:

  1. Zeitraum — Datumsbereich, mit Vorschau der Arbeitstage (Wochenenden und Feiertage werden automatisch abgezogen).
  2. Grund — aus der von Ihrem Unternehmen gepflegten Liste (siehe unten).
  3. Optional: Halber Tag — Vormittag oder Nachmittag.

Vor dem Absenden sehen Sie sofort: »3 Arbeitstage (Wochenenden & Feiertage ausgeschlossen)«. Keine bösen Überraschungen, kein nachträgliches Nachrechnen.

Vertretung wählen — der entscheidende Unterschied

In klassischen Systemen geht jeder Antrag an »den Chef«, und der Chef weiß nicht, wer für den Mitarbeiter einspringt. Agenda dreht das um:

Der Mitarbeiter wählt selbst einen Kollegen aus, der seinen Antrag genehmigt und seinen Dienst übernimmt.

Das hat drei Vorteile:

  • Der Kollege ist sofort eingebunden — er sieht den Antrag in seinem Posteingang, bevor er »übernehmen« muss.
  • Niemand wird überrascht — die ganze Schicht weiß, wer einspringt, sobald genehmigt wurde.
  • Der Chef wird entlastet — Routine-Vertretungen klären sich innerhalb des Teams.

Wenn keine Vertretung gewählt wird, fällt der Antrag automatisch an die Administratoren zurück — das alte Verhalten bleibt für Ausnahmen erhalten.

Genehmigen — am Handy oder am Web

Klassische Zeitwirtschaft erwartet, dass der Vorarbeiter sich an den PC setzt. Agenda ermöglicht die Genehmigung direkt vom Handy aus der Drawer-Position »Genehmigungen«.

Die Inbox kennt zwei Tabs:

  • Mein Posteingang — Anträge, die der Mitarbeiter explizit an mich gerichtet hat.
  • Alle Anträge — sichtbar für Administratoren, mit dem gesamten Filial-Stand.

Auf jeder Karte steht: wer beantragt, von wann bis wann, Grund, halber Tag, Bemerkung, Vertretung-Badge (»Vertretung: Müller, Anna«). Zwei Knöpfe: Genehmigen oder Ablehnen — beides löst eine Push-Benachrichtigung an den Antragsteller aus.

Gründe pflegen — Sie behalten die Kontrolle

Im Admin-Panel pflegen Sie eine zentrale Liste der Abwesenheitsgründe (Urlaub, Krank, Homeoffice, Berufsschule, Dienstreise, Sonderurlaub, Weiterbildung, Freizeitausgleich, Elternzeit, …) mit:

  • Name — der Wortlaut, den die Mitarbeiter sehen
  • Code — 2 Buchstaben für Kalenderzellen (UB, KR, HO, …)
  • Bezahlt / Unbezahlt — entscheidet, ob die Stunden in der Arbeitszeit angerechnet werden

Änderungen sind sofort in allen Apps wirksam — niemand muss eine Version aktualisieren.

Halbe Tage

Halbe Arbeitstage sind in Deutschland Standard (Arzttermin, Behördengang, halber Urlaubstag). Agenda kennt:

  • Vormittag (»firstHalf«)
  • Nachmittag (»secondHalf«)

Der Antrag verbraucht dann nur 0,5 Tag aus dem Urlaubskonto. In der Jahresübersicht erscheint die Zelle mit einem deutlichen Kontrast-Indikator.

Meine Anträge

In »Meine Anträge« sehen Sie Ihre komplette Antrags-Historie:

  • Status-Filter — Alle, Ausstehend, Genehmigt
  • Typ-Filter — Abwesenheit, Arbeitsstunden-Korrektur, Neue Buchung, Flexzeit-Auszahlung
  • Stat-Banner — »12 Anträge, 3 ausstehend« in der Sprache des Nutzers, plural-aware
  • Zurückziehen — solange ausstehend, mit einem Tap

Feiertage werden korrekt verrechnet

Ein nationaler Feiertag mitten in einem 5-Tage-Urlaub kostet Sie 4 Urlaubstage, nicht 5. Agenda zieht Feiertage und Wochenenden automatisch ab. Wenn Sie regionale Besonderheiten haben (Fronleichnam in Bayern, Reformationstag im Osten), tragen Sie diese pro Filiale ein und alle Berechnungen folgen automatisch — siehe Kalender & Feiertage.

Was Sie sich sparen

  • Kein Doppel-Workflow per Mail und im System.
  • Keine Excel-Liste »Wer ist heute eigentlich da?«.
  • Keine Diskussion »Du hast doch gesagt du würdest mich vertreten« — alles dokumentiert.
  • Kein Anruf von der Buchhaltung am Monatsende.

Nächste Schritte