Migration & Onboarding

Ein Systemwechsel ist die heikelste Phase im Leben einer Personalabteilung. Eine falsch übernommene Urlaubsbilanz ist nicht nur peinlich — sie ist juristisch belastbar. Agenda hat daher einen strukturierten Onboarding-Pfad gebaut, der in drei Phasen abläuft. Jede Phase wird abgeschlossen und freigegeben, bevor die nächste startet.

Erfahrungswert: ein Betrieb mit 10–50 Mitarbeitern wechselt in 1–2 Wochen vollständig, ohne dass auch nur ein Tag des laufenden Geschäfts ausfällt.

Phase 1 — Stammdaten (Tag 1–3)

Das Fundament. Ohne diese Daten kann keine Auswertung stimmen.

Was wird übernommen:

Mitarbeiterliste mit Vor- und Nachname, Personalnummer, E-Mail, Eintrittsdatum
Filialen / Standorte mit ihrer Hierarchie
Rollen und Berechtigungen (welcher Mitarbeiter darf was)
Arbeitszeitmodelle (40h/Woche, 35h/Woche, Teilzeit, etc.)
Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter (Standardanspruch + individuelle Sonderzuschläge)
Standard-Wochenpläne (Mo–Fr je 8h, etc.)

Format: Excel-Liste oder CSV — auf Wunsch erstellen wir Ihnen die Vorlage aus den Strukturen Ihres aktuellen Systems. Nahezu jede klassische Zeiterfassungs- oder HR-Software liefert die nötigen Listen über einen Stammdaten- oder Salden-Export.

Was schon funktioniert: Sobald die Stammdaten in Agenda sind, kann jeder Mitarbeiter sich anmelden und die App benutzen — auch wenn die Bilanzen noch nicht da sind.

Phase 2 — Salden zum Stichtag (Tag 4–7)

Der heikelste Teil. Sie wählen einen Stichtag — typisch der Monatswechsel oder

Januar — und übertragen genau die Salden, die am Ende dieses Tages stehen sollten.

Was wird übernommen:

Saldo	Erwartetes Format	Beispiel
Urlaub-Rest zum Stichtag	Tage als Dezimal	12.5
Übertrag aus Vorjahr (falls relevant)	Tage als Dezimal	0 oder 3.5
Verfallsdatum des Übertrags	TT.MM.	31.03.
Flexzeit-Stand	Stunden:Minuten	04:35
Spill / Auszahlung ausstehend	Stunden:Minuten	02:15
Krankheitstage Jahresbilanz	Tage	4
Berufsschultage Jahresbilanz (Auszubildende)	Tage	6

Sie liefern eine Excel; wir importieren in einer kontrollierten Charge. Jeder einzelne Wert wird Ihnen vor dem Import vorgelegt, Sie geben ihn frei, dann wird gebucht.

Warum so sorgfältig: weil eine Stunde zu viel oder zu wenig im Flexkonto zwei Monate später eine Diskussion mit dem Mitarbeiter auslösen kann. Agenda dokumentiert jede dieser Initialsalden als »Eröffnungsbuchung« — sie ist auch Jahre später eindeutig identifizierbar.

Phase 3 — Live-Start (Tag 8–14)

Ab hier wird täglich gestempelt. Die ersten zwei Wochen begleiten wir Sie eng:

Tag 1–3: nur einzelne Pilot-Mitarbeiter stempeln, der Rest bleibt im Altsystem
Tag 4–7: gesamte Belegschaft stempelt in Agenda, das Altsystem läuft im »Read-only«-Modus weiter (Sie können noch hineinschauen, aber nicht mehr stempeln)
Tag 8–14: Altsystem wird abgeschaltet, Agenda ist die einzige Quelle der Wahrheit
Monatsende: Erster DATEV-Export aus Agenda, Vergleich mit dem letzten Export aus dem Altsystem (gleiche Bewegungen, sauberer Übergang)

Was passiert mit historischen Daten?

Sie haben drei Optionen — wir empfehlen meist B:

A) Historie komplett mit übernehmen. Wir importieren die letzten 3 Jahre Buchungen inkl. Anträge und Genehmigungen. Vorteil: vollständige Suchbarkeit in Agenda. Nachteil: 3–5 Tage Mehraufwand, Risiko von Inkonsistenzen aus dem Altsystem.

B) Nur Salden, Altsystem als Archiv. Wir übernehmen den Stand zum Stichtag (Phase 2) und lassen das Altsystem als Read-only-Archiv weiterlaufen. Das empfehlen wir. Vorteil: schneller Wechsel, klare Trennung »vorher / nachher«. Nachteil: für ältere Buchungen muss man kurz ins Altsystem schauen.

C) Bridge-Modus. Beide Systeme laufen parallel weiter, Agenda hat einen Lese-Link ins Altsystem. Eignet sich nur für sehr große Betriebe mit hochkomplexen Sonderfällen.

Migrations-Assistent (in Vorbereitung)

Damit Sie nicht selbst zählen müssen, bauen wir einen Migrations-Assistenten im Web — geplante Veröffentlichung: 2026. So funktioniert er:

Hochladen — Sie laden Ihren Stammdaten- und Salden-Export hoch (Excel, CSV oder direkter API-Schlüssel).
Analyse — der Assistent erkennt die Struktur, mappt jede Spalte auf das Agenda-Datenmodell und zeigt Ihnen pro Mitarbeiter, welche Werte er einliest: Urlaubsrest, Flexzeit-Stand, offene Auszahlungen.
Bestätigung — Sie sehen vor dem Import eine Übersichtstabelle. Jede Zeile können Sie freigeben, korrigieren oder überspringen.
Start — erst nach Ihrer Bestätigung wird gebucht. Bis dahin ist nichts in Agenda verändert.
Rollback — die ersten 72 Stunden nach dem Import können Sie mit einem Klick zurücksetzen. Danach bleiben die Eröffnungsbuchungen als Audit-Spur erhalten.

So bekommen Sie den Komfort eines automatischen Imports mit der Sicherheit einer manuellen Prüfung — ohne dass Sie Excel-Spalten umsortieren oder Macros schreiben müssen.

Konkrete Migrationswege

Klassische Zeiterfassungs-Terminals

Stempeluhren mit zentraler Auswertungssoftware liefern in der Regel einen Stammdaten- und Konten-Export (CSV oder DATEV-kompatibel). Die Salden aus Flexzeit, Spill und Urlaub Rest entsprechen 1:1 dem Datenmodell in Agenda — meist keine Umrechnung nötig. Erfahrene Migrationszeit: 3–5 Werktage.

Workforce-Management-Software mit DATEV-Schnittstelle

Diese Systeme exportieren über ihre DATEV-Schnittstellen, was wir direkt einlesen können. Die letzten 12 Monatsbewegungen reichen, um die Salden zu rekonstruieren. Erfahrene Migrationszeit: 5–7 Werktage.

Cloud-HR-Plattformen mit API

API-basierter Export. Die Endpunkte für Mitarbeiter-Salden liefern alles, was wir brauchen. Erfahrene Migrationszeit: 2–4 Werktage.

Excel-Listen / Stempelkarten

Auch der manuelle Weg geht. Wir senden Ihnen eine vorbereitete Excel-Vorlage, Sie tragen die Werte ein, wir prüfen und importieren. Erfahrene Migrationszeit: 3–5 Werktage (je nach Mitarbeiterzahl).

Was wir nicht mitnehmen

Manche Daten gehören bewusst nicht in die Migration:

Alte Anträge ohne Bezug zu offenen Salden — sind im Altsystem ablesbar, aber verstopfen Agenda nicht.
Lohnabrechnungen — die liegen ohnehin beim Steuerberater. Agenda liefert weiter DATEV-Exporte, die in dieselbe Abrechnung laufen.
Persönliche Notizen aus dem alten System — diese sind oft urheberrechtlich heikel und übertragen sich selten verlustfrei.

Erfolgs-Indikatoren

Wir bestätigen den erfolgreichen Wechsel anhand fünf konkreter Punkte:

✅ Jeder Mitarbeiter kann sich anmelden und Stunden buchen
✅ Die Urlaubsbilanz im neuen System entspricht haargenau dem Stand im Altsystem zum Stichtag
✅ Die Flex-Salden stimmen auf die Minute überein
✅ Der erste DATEV-Export aus Agenda nach dem Wechsel passt zur letzten Lohnabrechnung des Altsystems
✅ Mindestens drei beliebige Mitarbeiter bestätigen mündlich: »Stimmt.«

Erst wenn alle fünf Punkte abgehakt sind, wird das Altsystem abgeschaltet.

Was Sie sich sparen

Keine doppelte Pflege während des Wechsels (max. eine Woche).
Keine verloren gegangenen Urlaubstage, keine geschluckte Flexzeit.
Keine Diskussion mit dem Betriebsrat — der gesamte Übergang ist dokumentiert.
Keine Lücke in der Lohnabrechnung — der Übergangsmonat hat eine saubere Bilanz.

Nächste Schritte

Überblick — was Sie nach der Migration im Alltag haben
Kontaktieren Sie uns für den unverbindlichen Migrations-Check.