Projekte — Überblick
Ein Projekt in Agenda ist die zentrale Klammer um alles, was zu einem Vorhaben gehört: Termine, Dokumente, Tabellen, Belege, Aufträge und Verantwortliche. Statt Daten quer durch mehrere Apps zu suchen, finden Sie alles unter einem Projekt zusammen.
Wofür sind Projekte gedacht?
- Auftragsbündelung — alle Termine, Bilder, Aufmaße und Rechnungen einer Baustelle in einem Ordner.
- Strukturierte Übergabe — am Projektende exportieren Sie alle Belege gemeinsam für den Kunden oder die Buchhaltung.
- Kostentransparenz — Sie sehen pro Projekt, welche Mitarbeiter wie viele Stunden gebucht haben und welche Materialien verbraucht wurden.
- Mitarbeiter-Zuweisung — wer ist verantwortlich, wer ist im Team, wer hat nur Leserechte.
Die wichtigsten Begriffe
- Projekt — die oberste Ebene. Trägt einen Namen, eine Adresse und einen Status (offen / in Bearbeitung / abgeschlossen / archiviert).
- Unterprojekt — eine Teilphase oder ein Teilbereich innerhalb eines Projekts (z. B. »Rohbau«, »Endabnahme«).
- Projekt-Team — die Mitarbeiter, die das Projekt sehen und bearbeiten dürfen.
- Verantwortlich — die zentrale Person, an die Rückfragen und Eskalationen gehen.
- Anhänge — Bilder, PDFs, Tabellen und Notizen, die direkt an Projekt oder Unterprojekt hängen.
So sieht ein typischer Projekt-Ablauf aus
- Anlegen — Projekt mit Name, Kunde, Adresse, Verantwortlichem.
- Team zuweisen — Mitarbeiter und Gruppen hinzufügen.
- Unterprojekte — falls gewünscht, das Projekt in Phasen unterteilen.
- Arbeiten — Termine, Tabellen, Belege werden direkt am Projekt erfasst.
- Abschließen — Status auf »abgeschlossen« setzen; Übergabe-Paket als ZIP exportieren.
- Archivieren — Projekt bleibt nachschlagbar, taucht aber nicht mehr in den Standard-Listen auf.
Wer nutzt Projekte?
- Geschäftsführung legt Projekte an und überwacht den Fortschritt.
- Teamleiter weisen Termine zu und sehen, was offen ist.
- Außendienst und Büro finden alle Unterlagen zu einer Baustelle an einer Stelle.
- Buchhaltung zieht Belege und Stunden für die Abrechnung pro Projekt.
Wer braucht welche Berechtigung?
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Eigene Projekte ansehen | Niedrig |
| Projekt erstellen / bearbeiten | Mittel |
| Mitarbeiter einem Projekt zuweisen | Mittel |
| Projekt löschen / archivieren | Hoch |
| Alle Projekte einer Firma sehen | Hoch — Geschäftsführung |
Verbindung zu anderen Bereichen
- Tabellen können einem Projekt oder Unterprojekt zugeordnet sein — Tabellen erstellen.
- Kalender zeigt Projekt-Termine in der Standard-Wochenansicht — Kalender.
- Dokumentsuche findet schnell jedes Dokument quer über alle Projekte — Dokumentsuche.