Einladung — Überblick
Die Einladung ist die offizielle Stelle, an der Sie neue Mitarbeiter in Ihre Firmen-Umgebung holen. Der eingeladene Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link, registriert sich, und steht sofort mit der zugewiesenen Rolle und Gruppe im Kollegium.
Wofür ist die Einladung gedacht?
- Einzel-Einladung — eine Person mit Name, E-Mail, Telefon, Rolle und Gruppe.
- Stapel-Einladung per Excel-Import — für die Übernahme bestehender Mitarbeiter-Listen beim Umstieg auf Agenda.
- Status-Übersicht — wer hat schon angenommen, wer steht noch aus, wer hat abgelehnt.
- Wieder-Versand — die Einladung kann erneut verschickt werden, falls der Mitarbeiter die E-Mail nicht gefunden hat.
Eine Einzel-Einladung verschicken
- Öffnen Sie Einladung im Menü.
- Klicken Sie auf Person hinzufügen und tragen Sie ein:
- E-Mail (Pflicht)
- Vor- und Nachname
- Telefon (optional)
- Filiale und Gruppe
- Rolle
- Wiederholen Sie den Schritt für jede weitere Person, die Sie gemeinsam einladen wollen.
- Klicken Sie auf Einladungen senden. Jeder Empfänger bekommt eine eigene E-Mail mit persönlichem Link.
Excel-Stapelimport
Wenn Sie eine bestehende Mitarbeiter-Liste haben, brauchen Sie sie nicht abzutippen.
- Klicken Sie auf Excel importieren. Im Web können Sie die Datei auch direkt per Drag & Drop ins Fenster ziehen.
- Wählen Sie die
.xlsx-Datei mit den Spalten E-Mail · Vorname · Nachname · Telefon · Filiale · Gruppe · Rolle. - Die App liest die Datei und fügt jede Zeile als Einladung in die Liste ein. Sie können einzelne Zeilen anpassen oder entfernen, bevor Sie auf Einladungen senden klicken.
Status nach dem Versand
- Ausstehend — der Link wurde per E-Mail verschickt, der Empfänger hat sich noch nicht registriert.
- Angenommen — der Mitarbeiter hat sich registriert. Er erscheint im Kollegium mit der ihm zugewiesenen Rolle.
- Abgelehnt — der Empfänger hat ausdrücklich abgelehnt; die Einladung läuft aus.
- Abgelaufen — der Link wurde nicht innerhalb der Frist genutzt. Sie können erneut versenden.
Wer braucht welche Berechtigung?
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Einladungs-Seite öffnen | Mittel — HR / Verantwortliche |
| Einzel-Einladung versenden | Mittel |
| Excel-Stapelimport | Hoch — HR / Geschäftsführung |
| Einladung löschen oder erneut versenden | Mittel |
Verbindung zu anderen Bereichen
- Sobald die Einladung angenommen ist, erscheint die Person im Kollegium und ist Mitglied der zugewiesenen Gruppe.
- Die Rolle wird beim ersten Login wirksam.