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Agenda Agenda-Dokumentation

Flexzeit & Dienstgänge

In jedem Betrieb gibt es Zeiten, die in kein klassisches Stundenraster passen: einen halben Außendienst am Vormittag, einen Arzttermin von 10 bis 12, eine angesparte Stunde, die der Mitarbeiter ausgezahlt haben möchte. Agenda löst diese Fälle ohne Excel-Workarounds.

Flexzeit (Gleitzeit) — wie sie wächst

Jede Buchung erzeugt eine Tagesbilanz: gearbeitete Zeit minus Soll-Zeit. Die Differenz fließt in die Flexzeit des Mitarbeiters. Beispiele:

  • Soll 8h, Ist 9h → +1h Flexzeit
  • Soll 8h, Ist 7:30 → −0:30 Flexzeit
  • Soll 0h (Wochenende), Ist 4h → +4h Flexzeit

Die Flexzeit wächst pro Tag und ist im Konto »Flexkonto« sichtbar — sowohl in der mobilen Jahresübersicht als auch in den Web-Monatswerten.

Jahres-Cap (Kappung)

Die meisten Tarife begrenzen, wie viel Flexzeit pro Jahr angesammelt werden darf (typisch 50 Stunden). Was darüber hinausgeht, fließt automatisch in einen separaten Spill-Topf (»zur Auszahlung«). Sie sehen beides getrennt:

  • Flexkonto — frei verfügbar als Freizeit oder Auszahlung
  • Spill / Ausgezahlt — Stunden über dem Cap, die zur Auszahlung vorgemerkt sind

Der Cap ist pro Filiale konfigurierbar. Niemand verliert eine einzige Stunde.

Flexzeit auszahlen lassen

Der Mitarbeiter öffnet im Drawer »Flexzeit auszahlen«:

  1. Aktueller Stand wird groß und farbig angezeigt
  2. Stunden eingeben (HH:MM oder dezimal: 2:30 oder 2,5)
  3. Optional: Vertretung / Genehmiger wählen
  4. Optional: Bemerkung
  5. Absenden

Der Antrag fließt durch denselben Genehmigungs-Workflow wie Abwesenheiten. Bei Freigabe debitiert das System zuerst den Spill-Topf (diese Stunden waren ohnehin für die Auszahlung vorgesehen) und nimmt den Rest aus dem regulären Flexkonto. Alles in einer atomaren Transaktion mit Audit-Spur:

  • Bewegung im Zeitkonto wird protokolliert
  • Payout-Datensatz wird angelegt mit Vor/Nach-Werten
  • Zeit-Anpassung wird in den Monatswerten sichtbar
  • DATEV-Export picks up den Wert beim nächsten Lauf

Dienstgänge — die Lücke zwischen Stempel und Urlaub

»Dienstgang« ist die Agenda-Bezeichnung für ein Sub-Tages-Ereignis mit Beginn und Ende — zu kurz für einen halben Urlaubstag, zu wichtig, um es nicht zu erfassen. Drei Vorlagen sind voreingestellt, weitere können pro Filiale ergänzt werden:

VorlageBezahlt?Wofür
ArztbesuchUnbezahltTermin während der Arbeitszeit ohne Lohnfortzahlung
Home-OfficeBezahltStundenweise von zuhause
AussendienstBezahltKundenbesuch, Lieferung, externer Termin

Eintragen — Mobil oder Web

Im Drawer »Dienstgänge« öffnen Sie die Liste Ihrer Einträge. Der »Dienstgang buchen«-Knopf öffnet eine schlanke Maske: Typ, Datum, Beginn, Ende, optionale Bemerkung. Die Dauer wird live mitgerechnet (»4h 00m«), damit Sie vor dem Absenden sehen, was Sie gleich einreichen.

Visualisierung

Dienstgänge erscheinen sowohl in der persönlichen Jahresübersicht als auch im Gruppenkalender mit zwei eigenen Farben:

  • Teal — bezahlter Dienstgang (Home-Office, Aussendienst)
  • Bernstein — unbezahlter Dienstgang (Arztbesuch)

Mit dem 2-Buchstaben-Code direkt in der Zelle. Im Web zeigt der Hover-Tooltip zusätzlich das Zeitfenster (»08:00 – 12:00«) — eine Information, die klassische Jahreskalender nicht darstellen.

Spätschicht, Samstag, Sonntag, Feiertag

Wer regelmäßig zu untypischen Zeiten arbeitet, sammelt Zuschlagsstunden in eigenen Eimern:

  • Nachtzuschlag (22:00–06:00, konfigurierbar)
  • Samstagszuschlag
  • Sonntagszuschlag
  • Feiertagszuschlag
  • Überstundenzuschlag

Diese Buckets werden automatisch befüllt, wenn die Buchungen in das jeweilige Fenster fallen — Sie müssen nichts manuell markieren. Im DATEV-Export landet jeder Bucket auf seinem eigenen Lohnart-Code.

Was Sie sich sparen

  • Kein Excel mit Spalten »Vortrag«, »erworben«, »ausgezahlt«.
  • Keine händische Berechnung von Zuschlägen am Monatsende.
  • Kein »Diesen Monat ohne Auszahlung — sonst zu kompliziert«.
  • Kein vergessener Außendienst-Tag, der nirgends auftaucht.

Nächste Schritte