Per E-Mail senden & Buchhaltungspaket

Zwei Funktionen, die den Aufwand nach der Rechnungsstellung praktisch auf Null reduzieren: direkter E-Mail-Versand an den Kunden und ein-Klick-Buchhaltungspaket für die Steuerberatung.

Per E-Mail an den Kunden senden

Direkt nach dem Speichern oder zu einem späteren Zeitpunkt aus der Liste — die Rechnung wird als professionelle E-Mail mit dem PDF im Anhang versendet. Der Absender ist Ihre Firma, die Antwort-Adresse Ihre Firmen-E-Mail.

Direkt nach dem Erstellen (Mobil)

1. Nach dem Unterschreiben erscheint die Erfolgs-Anzeige mit der Rechnungsnummer und drei Knöpfen: Teilen, Drucken und Per E-Mail senden.
2. Tippen Sie auf Per E-Mail senden.
3. Die E-Mail-Adresse des Kunden wird — falls hinterlegt — automatisch vorgeschlagen. Sie können sie anpassen.
4. Tippen Sie auf Senden. Der Kunde erhält die E-Mail innerhalb weniger Sekunden.

Aus der Rechnungs-Liste (Web)

1. Öffnen Sie die Seite Rechnungen.
2. Klicken Sie in der gewünschten Zeile auf das Briefumschlag-Symbol.
3. Tragen Sie die Empfänger-Adresse ein (oder bestätigen Sie die vorgeschlagene).
4. Klicken Sie auf Senden.

Was der Kunde sieht

Die E-Mail kommt im Namen Ihrer Firma. Der Betreff enthält die Rechnungsnummer (»Rechnung RG-2026-0042 — Ihr Firmenname«). Im Anhang liegt das signierte PDF mit beiden Unterschriften. Ein kurzer Begleittext erklärt dem Kunden, dass die Rechnung digital erstellt wurde.

Mehrfach senden ist möglich

Sie können dieselbe Rechnung mehrmals senden (z. B. wenn der Kunde die erste E-Mail nicht gefunden hat). Das System merkt sich die letzte Empfänger-Adresse und das Datum, sodass Sie nachvollziehen können, wann zuletzt versendet wurde.

Buchhaltungspaket (ZIP-Export)

Am Monatsende — oder jederzeit für einen beliebigen Zeitraum — können Sie ein vollständiges Buchhaltungspaket erstellen. Es enthält alles, was Ihre Steuerberatung braucht, in einem einzigen ZIP-Archiv:

• Alle PDFs der signierten Rechnungen im gewählten Zeitraum, sauber durchnummeriert.
• Rechnungsausgangsbuch.csv — eine deutsche Excel-Übersicht (Semikolon-getrennt, Komma als Dezimaltrenner) mit Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Netto, USt, Brutto, Zahlungsstatus und Zahlungsweg.
• Rechnungsnummern-Prüfung.txt — automatische Lückenprüfung im Sinne der GoBD. Listet sämtliche Rechnungsnummern und meldet, ob das Nummern­band fortlaufend ist oder ob Lücken existieren.
• LIESMICH.txt — kurze Anleitung für die Steuerberatung, wie das Paket aufgebaut ist.

So erzeugen Sie das Paket

1. Öffnen Sie im Web die Seite Rechnungen.
2. Stellen Sie den gewünschten Zeitraum ein (z. B. den abgeschlossenen Monat).
3. Optional: setzen Sie einen Kundenfilter oder Status-Filter, falls Sie nur einen Teil übergeben wollen.
4. Klicken Sie auf Buchhaltungspaket (ZIP).
5. Während des Zusammenstellens erscheint ein Hinweis-Fenster. Nach wenigen Sekunden beginnt der Download automatisch.
6. Senden Sie das ZIP an Ihre Steuerberatung — fertig.

Spart die monatliche Aufbereitungszeit

Das Paket ersetzt das manuelle Suchen, Umbenennen und Zusammenstellen von Rechnungen. Die Steuerberatung erhält ein einheitlich benanntes Set, das ohne weitere Vorarbeit importiert werden kann.

Nur die Sammelübersicht (CSV)

Wenn die Steuerberatung nur die Übersicht braucht (z. B. weil die PDFs schon auf einem gemeinsamen Laufwerk liegen), klicken Sie stattdessen auf Nur CSV. Sie erhalten nur die Rechnungsausgangsbuch-Datei ohne das ZIP.

Wer braucht welche Berechtigung?

Aufgabe	Berechtigung
Rechnung per E-Mail senden	Mittel — Buchhaltung, Außendienst
Buchhaltungspaket exportieren	Hoch — Geschäftsführung, Buchhaltung
CSV-Export	Mittel — Buchhaltung

Was Sie als Nächstes lesen sollten

• Rechnungen verwalten (Web)
• Schnellrechnung vor Ort erstellen
• Wartungsverträge anlegen