Leistungsvorlagen & Wartungsverträge

Die Schnellrechnung wird schnell, wenn Ihre wiederkehrenden Leistungen schon gespeichert sind. Dieser Bereich zeigt Ihnen die zwei Werkzeuge dafür: Leistungsvorlagen (einzelne Positionen) und Wartungsverträge (wiederkehrende Termine pro Kunde).

Leistungsvorlagen

Eine Leistungsvorlage ist eine vordefinierte Rechnungs-Position: Bezeichnung, Beschreibung, Standardmenge, Einheit, Standardpreis und USt-Satz. Bei jeder Schnellrechnung können Sie eine Vorlage mit einem Tipp einfügen — und nur das anpassen, was sich diesmal unterscheidet.

Eine Leistungsvorlage anlegen

Web

1. Öffnen Sie im Seiten-Menü Leistungsvorlagen.
2. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
3. Tragen Sie Bezeichnung (z. B. »Glasreinigung pro m²«), Standardmenge, Einheit, Preis und USt-Satz ein.
4. Speichern Sie. Die Vorlage steht ab sofort in der App und im Web zur Verfügung.

App

1. Tippen Sie in der Schnellrechnung-Seite oben auf das Listen-Symbol (Leistungsvorlagen).
2. Tippen Sie auf Neu.
3. Tragen Sie die Felder ein und speichern Sie.

Eine Vorlage in einer Rechnung verwenden

In der Schnellrechnung tippen Sie auf Hinzufügen und dann auf Aus Vorlage. Wählen Sie die gewünschte Vorlage — Bezeichnung, Menge, Einheit und Preis sind sofort gefüllt.

Tipp

Sie können die Werte einer Vorlage nachträglich anpassen, ohne die Vorlage selbst zu ändern. Die Vorlage bleibt für die nächste Verwendung wie definiert.

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Wartungsverträge

Ein Wartungsvertrag beschreibt eine wiederkehrende Leistung für einen Kunden — z. B. »monatliche Glasreinigung« oder »quartalsweise Wartung der Klima­anlage«. Sobald der nächste Termin fällig ist, erstellt das System automatisch einen Entwurf einer Schnellrechnung, den Sie nur noch unterschreiben lassen müssen.

Einen Wartungsvertrag anlegen

1. Öffnen Sie im Web-Seiten-Menü Wartungsverträge.
2. Klicken Sie auf Neuer Vertrag.
3. Wählen Sie den Kunden aus.
4. Wählen Sie die Frequenz: Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich.
5. Stellen Sie das Datum des nächsten Entwurfs ein.
6. Fügen Sie die Positionen hinzu (Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis, USt).
7. Optional: Notizen für die Rechnung.
8. Stellen Sie sicher, dass der Schalter Aktiv eingeschaltet ist, und speichern Sie.

Was automatisch passiert

Jeden Tag früh um 02:00 Uhr (Europe/Berlin) prüft das System alle aktiven Wartungsverträge, deren nächster Termin erreicht ist:

1. Es legt einen Entwurf einer Schnellrechnung an — Kunde, Positionen und Notizen sind aus dem Vertrag übernommen.
2. Es schiebt den nächsten Fälligkeitstermin des Vertrags um die eingestellte Frequenz weiter (Monatlich = +1 Monat, Quartalsweise = +3 Monate, Jährlich = +1 Jahr).
3. Der Entwurf erscheint in der App unter Schnellrechnung → Posteingang (Entwürfe) und im Web in der Rechnungsliste mit dem Status Entwurf.

Einen Entwurf unterschreiben

1. Öffnen Sie die App und tippen Sie auf Schnellrechnung.
2. Tippen Sie oben rechts auf das Posteingang-Symbol.
3. Wählen Sie den passenden Entwurf — Kunde und Positionen sind schon eingetragen.
4. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter und den Kunden wie gewohnt unterschreiben und speichern.

Aus dem Entwurf wird beim Unterschreiben eine vollwertige Schnellrechnung mit einer neuen fortlaufenden Rechnungsnummer.

Aktiv / Pausiert

Wenn ein Wartungsvertrag aktuell nicht laufen soll (z. B. Urlaubszeit des Kunden), schalten Sie ihn auf Pausiert. Es werden dann keine Entwürfe erzeugt, bis Sie ihn wieder aktivieren. Bereits erstellte Entwürfe bleiben bestehen.

Wer braucht welche Berechtigung?

Aufgabe	Berechtigung
Leistungsvorlagen ansehen / verwenden	Mittel — alle mit Schnellrechnung-Berechtigung
Leistungsvorlagen anlegen / ändern	Mittel — Verantwortliche
Wartungsverträge anlegen / ändern	Hoch — Geschäftsführung, Buchhaltung
Wartungsvertrag pausieren / löschen	Hoch

Was Sie als Nächstes lesen sollten

• Schnellrechnung vor Ort erstellen
• Rechnungen verwalten (Web)
• Per E-Mail senden & Buchhaltungspaket