Kalender & Feiertage
Die Kalenderansichten in Agenda lösen eines der ältesten Probleme der Personalplanung: Wer ist wann nicht da? Statt drei Werkzeuge nebeneinander offen zu halten (Urlaubsplan, Schichtplan, Krankmeldungen), sehen Sie alles in einer Ansicht — und zwar auf jedem Gerät.
Persönliche Jahresübersicht
In der Drawer-Position »Meine Stunden« finden Sie den Tab »Jahr« (Mobil) bzw. einen Reiter in der Monatsjournal-Karte (Web). Was Sie sehen:
- 12 Monate × 31 Tage in einem Raster
- Jede Zelle farbig: Arbeit (grün), Urlaub (blau), Krank (rot), Feiertag (lila), Elternzeit (rosa), Homeoffice (dunkelgrün), Dienstreise (orange) — alle Farben werden vom System gesetzt, der 2-Buchstaben-Code wird in der Zelle eingeblendet
- Wochenenden in Grau, Feiertage zusätzlich mit Festtags-Symbol
- Halbe Tage mit Kontrast-Indikator
- Ausstehende Anträge mit Sanduhr-Badge
- Klick auf eine Zelle → Detail-Bottomsheet bzw. -Dialog mit Datum, Grund, Vertretung, Bemerkung
Oberhalb des Rasters sehen Sie Ihre Bilanz für das Jahr:
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| Urlaub | Jahresanspruch |
| Genommen | Bereits eingetragen und genehmigt |
| Rest | Anspruch − Genommen |
| Geplant | Bereits beantragt für die Zukunft |
| Verfügbar | Rest − Geplant |
Die Spalte »Verfügbar« ist die ehrliche Antwort: wie viele Urlaubstage Sie tatsächlich noch einplanen können.
Gruppenkalender — Wer ist wann nicht da?
Für Vorgesetzte und Schichtplaner ist der Gruppenkalender das wichtigste Werkzeug. Eine einzige Tabelle zeigt:
- Zeilen = alle Mitarbeiter der Filiale
- Spalten = Tage (Standardfenster: aktueller Monat ± 7 Tage)
- Zellen = Status mit der gleichen Farb-/Code-Logik wie die persönliche Jahresübersicht
- Heute mit oranger Spalten-Markierung — sofort erkennbar
- KW-Header über den Tagesspalten
Filter & Sortierung
- Suche nach Mitarbeiternamen (z. B. »Müller« blendet alle anderen aus)
- Sortierung alphabetisch oder nach Status (Abwesende zuerst)
- »Nur Abwesende« als Schalter — zeigt nur Reihen mit mindestens einem Eintrag im Fenster
Auf dem Web zeigt der Hover-Tooltip jeder Zelle den vollen Mitarbeiternamen, das Datum, den Grund und (bei Dienstgängen) das genaue Zeitfenster. Klassische Jahreskalender haben das nicht.
Feiertage — automatisch und konfigurierbar
Agenda kennt von Haus aus alle 9 bundesweiten Feiertage für Deutschland: Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit, 1. und 2. Weihnachtstag.
Regional anpassen
Pro Filiale können Sie regionale Feiertage ergänzen oder entfernen:
- Heilige Drei Könige (BW, BY, ST)
- Fronleichnam (BW, BY, HE, NW, RP, SL)
- Mariä Himmelfahrt (BY, SL)
- Reformationstag (Ost, plus seit 2018 die Nordländer)
- Allerheiligen (BW, BY, NW, RP, SL)
- Buß- und Bettag (SN)
- Internationaler Frauentag (BE, MV)
- Weltkindertag (TH)
Wenn ein Filialleiter einen neuen Brückentag oder eine Sonderschließung einträgt, ist das in allen Apps sofort wirksam — kein App-Update nötig.
Wie Agenda Feiertage in Berechnungen einbezieht
- Urlaubstage — Feiertage werden bei der Berechnung von Urlaubstagen automatisch übersprungen (5 Werktage minus 1 Feiertag = 4 Urlaubstage).
- Soll-/Ist-Bilanz — am Feiertag gilt Ist = Soll: Mitarbeiter müssen nichts eintragen, die Bilanz ist neutral.
- Wer am Feiertag arbeitet — bekommt automatisch den Feiertagszuschlag in den Zuschlagstopf gerechnet.
- Jahres- und Gruppenkalender zeigen Feiertage mit eigenem Symbol an.
Ein Jahr planen
Die Jahresübersicht ist mehr als eine Rückschau — sie ist das Werkzeug, mit dem Mitarbeiter ihren Urlaub planen:
- Jahr im Picker oben links auswählen (±3 Jahre)
- Mit dem Auge sehen, welche Wochen schon voll sind (eigene Anträge + Feiertage)
- Einen freien Block identifizieren
- Abwesenheitsantrag öffnen — der Antragsweg ist genau einen Tipp entfernt
Für Teamleiter funktioniert der Gruppenkalender entsprechend rückwärts: »Im August darf nur einer gleichzeitig im Urlaub sein.« Ein Blick auf den August zeigt, wo das schon gefährdet ist.
Was Sie sich sparen
- Keine Wandkalender mit bunten Klebepunkten.
- Kein Excel mit »Wer hat schon Brückentage geplant?«.
- Keine Diskussion »Aber an Karfreitag musste ich doch nicht arbeiten« — der Tag ist vorgemerkt.
- Keine Doppelbelegung (zwei Mitarbeiter gleichzeitig im Urlaub) durch Übersehen.
Nächste Schritte
- Migration & Onboarding — wie Sie die Daten Ihres bisherigen Systems sauber in Agenda übernehmen