Rollen & Berechtigungen

In Agenda entscheidet eine Rolle, was eine Person sehen und tun darf. Diese Seite erklärt die zentralen Begriffe, zeigt Ihnen die Standard-Schritte und gibt Empfehlungen für eine sichere Verteilung der Rechte.

Worum geht es

Jeder Mitarbeiter hat eine Rolle. Über die Rolle bekommt er ein Set von Berechtigungen. Berechtigungen werden nicht automatisch aus dem Titel »Administrator« abgeleitet — sie sind immer explizit aufgeführt. Das ist gewollt: so wissen Sie jederzeit genau, was jeder darf.

So funktioniert die Logik

Wenn ein Mitarbeiter im System eine Aktion auslöst (Termin anlegen, Auftrag freigeben, Lager einsehen), prüft Agenda seine aktuelle Berechtigungs-Liste. Steht der Eintrag dort, läuft die Aktion durch. Fehlt er, sieht der Mitarbeiter entweder die Schaltfläche gar nicht erst oder bekommt einen Hinweis »keine Berechtigung«.

Eine Rolle anlegen

Öffnen Sie im Admin-Bereich die Seite Rollen & Berechtigungen.
Klicken Sie auf Neue Rolle und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. »Buchhaltung«, »Vorarbeiter*in Reinigung«). Vermeiden Sie kryptische Kürzel.
Wählen Sie die Rolle in der Liste aus. Auf der rechten Seite erscheint die Berechtigungs-Matrix, gegliedert nach Bereichen (Kalender, Buchhaltung, Lager …).
Setzen Sie die Häkchen für die Aktionen, die diese Rolle ausführen darf.
Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Rolle ist sofort verfügbar und kann ab jetzt Mitarbeitern zugewiesen werden.

Eine Rolle einem Mitarbeiter zuweisen

Öffnen Sie das Mitarbeiter-Profil (Bereich Kollegium oder Mitarbeiter).
Wählen Sie im Feld »Rolle« die gewünschte Rolle aus.
Speichern Sie. Beim nächsten Login wirken die Berechtigungen für diesen Mitarbeiter.

Sicherheitsstufen

Jede Berechtigung in Agenda ist mit einer von drei Sicherheitsstufen versehen. Die Stufe hilft Ihnen einzuschätzen, wie kritisch die Vergabe ist.

Niedrig

Passive Berechtigungen. Lesen, ansehen, öffnen. Geringes Risiko. Diese können großzügig vergeben werden — z. B. »Kalender ansehen«, »Lager-Liste öffnen«.

Mittel

Aktive Änderungen. Erstellen, bearbeiten, exportieren, importieren. Wirkt sich auf Firmendaten aus. Vergeben Sie gezielt — z. B. »Termin erstellen« an Disponenten, »LV bearbeiten« an Kalkulatoren.

Hoch

Destruktiv oder vertrauenswürdig. Löschen, freigeben, Rollen ändern, physischer Zutritt, Buchhaltung bearbeiten. Nur an wenige, ausdrücklich vertrauenswürdige Personen vergeben.

Bereiche im Überblick

Ohne in jede einzelne Berechtigung zu gehen — hier eine grobe Übersicht, was Sie pro Bereich freigeben oder sperren können:

Termine ansehen, anlegen, bearbeiten, löschen. Zusätzliche Felder für Außendienst, externe Kalender-Events sichtbar machen, nächster Servicetermin.

Best Practices

Prinzip der minimalen Berechtigung. Vergeben Sie nur, was die Person tatsächlich braucht. Kein Vorrat »falls sie es eines Tages braucht«.
Vier-Augen-Prinzip. Mindestens 2 Personen pro Firma sollten Administrator sein. So bemerken Sie Missbrauch, und im Urlaub ist immer jemand verantwortlich.
Hohe Stufen mit Vorsicht. Rote Berechtigungen betreffen Geld, Identität oder physischen Zutritt. Vergeben Sie nur an Personen mit schriftlicher Vereinbarung.
Regelmäßige Überprüfung. Einmal im Quartal alle Rollen durchgehen — wer braucht etwas nicht mehr? Sofort entziehen.
Logs aktiv nutzen. Stichprobenartig kontrollieren, nicht erst im Schadensfall.
Sauberer Ausstieg. Verlässt jemand die Firma, sofort die Rolle entziehen oder den Benutzer aus der Firma entfernen.

Häufige Fragen

Warum sehe ich als Administrator nicht alle Berechtigungen?

Berechtigungen sind explizit. Wenn neue Funktionen ins System kommen, müssen die zugehörigen Berechtigungen auch in Ihrer Rolle aktiv ausgewählt werden. Beim nächsten Login synchronisiert Agenda neu hinzugefügte Berechtigungen automatisch zu Ihrer Administrator-Rolle.

Was passiert, wenn ich eine Berechtigung entferne, die der Benutzer gerade braucht?

Die Änderung wird beim nächsten Login wirksam. Aktive Sessions behalten die alten Berechtigungen. Für sicherheitskritische Entzüge melden Sie den Benutzer manuell ab.

Kann ich Berechtigungen für Kunden vergeben?

Ja. Kunden, die in Agenda eingeladen sind, können eingeschränkte Rechte haben — z. B. eigene Aufträge sehen, eigene Belege herunterladen.

Rolle vs. Paket — was ist der Unterschied?

Eine Rolle wird Personen direkt zugewiesen. Ein Paket ist eine wiederverwendbare Vorlage, mit der Sie schneller Rollen anlegen oder bestehende Rollen aktualisieren. Pakete werden nicht direkt an Personen vergeben.