Schnellrechnung — Überblick
Die Schnellrechnung ist eine vollwertige, GoBD-konforme Rechnung, die direkt vor Ort beim Kunden entsteht und digital unterschrieben wird. Sie ersetzt den klassischen Ablauf »Lieferschein jetzt — Papierrechnung später« durch ein einziges PDF, das in dem Moment existiert, in dem es signiert wird.
Für wen ist das gedacht?
- Außendienst und Vorarbeiter schließen den Auftrag ab und stellen die Rechnung sofort beim Kunden aus.
- Geschäftsführung verfolgt offene und bezahlte Rechnungen in einer Liste mit Filter und Zahlungsstatus.
- Buchhaltung zieht am Monatsende ein vorbereitetes Paket (PDFs + Sammelübersicht + Lückenprüfung) und spart sich die manuelle Aufbereitung.
- Kunden erhalten ihre Rechnung sofort — per Ausdruck, AirDrop, WhatsApp oder direkt per E-Mail aus der App.
Die wichtigsten Begriffe
- Schnellrechnung — eine On-Site erstellte Rechnung mit fortlaufender Nummer im Format
RG-JJJJ-####. - Leistungsvorlage — eine wiederverwendbare Position (Bezeichnung, Einheit, Standardpreis, USt-Satz). Spart das Tippen bei wiederkehrenden Leistungen.
- Doppelunterschrift — auf jeder Schnellrechnung erscheinen zwei Unterschriften: links Ihre Person (oder die Ihres Mitarbeiters), rechts der Kunde.
- Gespeicherte Unterschrift — eine einmal gezeichnete Unterschrift, die für künftige Rechnungen per Tipp wiederverwendet werden kann.
- Wartungsvertrag — ein wiederkehrender Vertrag, der pro Termin automatisch einen Entwurf einer Schnellrechnung anlegt.
- Buchhaltungspaket — ein-Klick-Export aller Rechnungen eines Zeitraums als ZIP-Archiv für die Steuerberatung.
Was die Schnellrechnung sicher macht
- Fortlaufende Nummer ohne Lücken. Jede Rechnung erhält eine atomare, eindeutige Nummer pro Geschäftsjahr — das System verhindert Duplikate und versteckte Lücken.
- Doppelte Signatur. Sowohl Sie als Dienstleister als auch der Kunde unterschreiben das PDF. Das gibt dem Kunden Sicherheit und Ihnen eine belastbare Abnahmebestätigung.
- Manipulationsschutz (SHA-256). Jedes fertige PDF erhält einen kryptografischen Fingerabdruck, der mit dem Dokument gespeichert wird. Wird das PDF nachträglich geändert, stimmt der Fingerabdruck nicht mehr.
- Unveränderbar nach Signatur. Eine signierte Schnellrechnung kann nicht mehr inhaltlich geändert werden. Korrekturen erfolgen über eine ausdrücklich gekennzeichnete Stornorechnung.
- Zahlungs-Status separat. Der Vermerk »bezahlt« darf nachträglich gesetzt werden — der Rechnungsinhalt bleibt davon unberührt.
Mobil oder Web?
| Aufgabe | Mobil (App) | Web (Dashboard) |
|---|---|---|
| Neue Rechnung beim Kunden vor Ort erstellen | Ja — primärer Einsatz | — |
| Kunde-vor-Ort-Unterschrift | Ja | — |
| Liste aller Rechnungen mit Filter | Eingeschränkt | Ja — primärer Einsatz |
| »Als bezahlt markieren« | Ja | Ja |
| Pro-Kunde-Historie ansehen | Ja | Ja |
| E-Mail an Kunden versenden | Ja | Ja |
| Buchhaltungspaket (ZIP) exportieren | — | Ja |
| Leistungsvorlagen verwalten | Ja | Ja |
| Wartungsverträge verwalten | — | Ja |
| Entwürfe aus Wartungsverträgen signieren | Ja | — |