Pesquisa de documentos — visão geral
A pesquisa de documentos é o local central para encontrar qualquer documento da sua empresa: faturas, guias, contratos, fotos, tabelas, PDFs digitalizados. Substitui o clicar por várias pastas e projetos por uma única pesquisa.
Para que serve?
- Pesquisa em texto completo sobre nomes de ficheiros, projetos, clientes, datas e etiquetas.
- Pré-visualização rápida sem descarregar.
- Descarga em lote como ZIP.
- Filtros por tipo, projeto, cliente, data ou colaborador.
Quem usa?
- Escritório procura guias, recibos e contratos quando um cliente liga.
- Contabilidade extrai recibos para a contabilidade externa.
- Direção revê documentos históricos em auditorias.
- Campo consulta documentação prévia antes de uma marcação.
Como pesquisar bem
- Comece amplo, p. ex. com o nome do cliente.
- Refine com filtros de tipo (»só PDFs«, »só imagens«) e intervalo de datas.
- Ordene por atualidade, tamanho ou nome.
- Marque vários resultados e use Descarregar como ZIP.
Quem vê o quê?
A pesquisa mostra apenas documentos a que o colaborador autenticado tem permissão de leitura. Permissões herdadas do projeto ou área (contabilidade, armazém) aplicam-se automaticamente.
Quem precisa de que permissão?
| Tarefa | Permissão |
|---|---|
| Pesquisar próprios documentos / projetos | Baixa |
| Descarga em lote | Média |
| Ver documentos de outros projetos | Alta |
| Apagar documento permanentemente | Alta |
Ligação a outras áreas
- Projetos — cada documento está associado a um projeto ou pedido.
- PDF Center — PDFs encontrados são assinados, juntados ou marcados no PDF Center.
- Fatura rápida — as assinaturas guardadas do PDF Center são as mesmas.