Envio por e-mail e pacote contabilístico

Duas funções que reduzem o trabalho pós-fatura praticamente a zero: envio direto por e-mail ao cliente e pacote contabilístico em um clique para a contabilidade.

Enviar a fatura ao cliente por e-mail

Logo após guardar — ou mais tarde a partir da lista — a fatura é enviada como e-mail profissional com o PDF em anexo. O remetente é a sua empresa; o endereço de resposta é o e-mail da sua empresa.

Logo após criar a fatura (móvel)

1. Após assinar, o ecrã de sucesso mostra o número da fatura e três botões: Partilhar, Imprimir e Enviar por e-mail.
2. Toque em Enviar por e-mail.
3. O endereço do cliente é sugerido se estiver guardado. Pode ajustá-lo.
4. Toque em Enviar. O cliente recebe o e-mail em segundos.

A partir da lista (web)

1. Abra a página Faturas.
2. Na linha desejada clique no ícone de envelope.
3. Indique o endereço destinatário (ou confirme o sugerido).
4. Clique em Enviar.

O que o cliente vê

O e-mail chega em nome da sua empresa. O assunto contém o número da fatura (»Fatura RG-2026-0042 — Nome da sua empresa«). Em anexo segue o PDF assinado com ambas as assinaturas. Uma curta nota explica que a fatura foi criada digitalmente.

Reenvios permitidos

Pode enviar a mesma fatura várias vezes (p. ex. se o cliente não encontrar o primeiro e-mail). O sistema regista o último endereço e a data para que possa rastrear o último envio.

Pacote contabilístico (exportação ZIP)

No fim do mês — ou em qualquer período — pode produzir um pacote contabilístico completo. Contém tudo o que a contabilidade precisa num único ZIP:

• Todos os PDFs das faturas assinadas do período, com nomenclatura uniforme.
• Diário de faturas CSV — resumo estilo Excel alemão (separador ponto e vírgula, decimais com vírgula) com número, data, cliente, líquido, IVA, total, estado de pagamento e método.
• Verificação de lacunas TXT — deteção automática de lacunas conforme as regras fiscais alemãs. Lista todos os números e indica se a série é contínua ou onde faltam números.
• LEIA-ME TXT — nota curta para a contabilidade com a estrutura do pacote.

Como produzir

1. Abra a página Faturas no web.
2. Defina o intervalo de datas (p. ex. o mês fechado).
3. Opcional: filtre por cliente ou estado se só quiser um subconjunto.
4. Clique em Pacote contabilístico (ZIP).
5. Durante a preparação aparece um diálogo de progresso. Em poucos segundos começa o download automaticamente.
6. Envie o ZIP à contabilidade — pronto.

Poupa a preparação mensal

O pacote substitui a procura, renomeação e agrupamento manual das faturas. A contabilidade recebe um conjunto com nomenclatura uniforme, importável sem trabalho prévio.

Apenas CSV

Se a contabilidade só precisar do resumo (p. ex. porque os PDFs já estão numa drive partilhada), clique em Apenas CSV. Recebe apenas o ficheiro do diário de faturas, sem o ZIP.

Quem precisa de que permissão?

Tarefa	Permissão
Enviar fatura por e-mail	Média — contabilidade, técnicos
Exportar pacote contabilístico	Alta — direção, contabilidade
Exportar CSV	Média — contabilidade

Próximo passo

• Gerir faturas (web)
• Criar uma fatura rápida no local
• Contratos recorrentes