Migração e onboarding

Mudar de software de registo de horários assusta porque o tempo de trabalho é dinheiro. Cada hora perdida na transição custa salários, irrita os funcionários e incomoda a contabilidade. Agenda foi desenhado para que a passagem seja estruturada, reversível e visível — não um salto no escuro.

Esta página descreve o caminho geral. Para cenários específicos (terminais clássicos de picagem, software de gestão de pessoal com DATEV, plataformas HR em nuvem, Excel) há secções dedicadas mais abaixo.

A regra das três fases

A migração tem três fases — cada uma testável de forma independente:

Fase 1 ── Dados-mestre   →   Fase 2 ── Saldos de corte   →   Fase 3 ── Arranque
(7 dias úteis)               (1 dia útil)                    (a partir do dia 1)

Cada fase tem um responsável (RH ou administrador), um produto entregável e um critério de validação. Sem aprovação da fase anterior, a seguinte não começa. Resultado: no dia do arranque tudo o que os funcionários precisam já está pronto.

Fase 1 — Dados-mestre (até 7 dias úteis)

Tudo o que descreve pessoas, equipas e regras entra em Agenda antes de qualquer registo:

Funcionários

Nome, apelido, e-mail, número de telefone
Número de pessoal (idêntico ao do sistema atual — facilita a contabilidade)
Data de início, data de saída prevista (se contrato temporário)
Papel (Administrador, Encarregado, Contabilista, Funcionário)

Empresa e filiais

Endereço por filial (relevante para feriados regionais)
Estado federal (define os feriados padrão)
Tipo de operação (escritório, indústria, restauração, … — define os baldes de acréscimo)

Modelos de horário de trabalho

Aqui vê-se a diferença em relação ao Excel:

Item	Sistema clássico	Agenda
Horas semanais	Por funcionário	Por modelo, atribuído
Dias da semana	Texto livre	Cada dia configurável
Pausas	Manuais	Padrão por modelo
Tipos de turno	Limitado	Sem limite

Crie modelos para o que tem (a partir de 40 h/sem, 30 h/sem, mini-job, formação, …) e atribua-os.

Motivos de ausência

A lista padrão (férias, doença, teletrabalho, …) está pré-configurada. Reveja, adicione motivos próprios (formação interna, evento de empresa) e ajuste os códigos de 2 letras se a sua casa usa convenções diferentes.

Regras de flex-tempo e acréscimos

Limite anual de flex (padrão: 50 h)
Horas de início do acréscimo noturno (padrão: 22:00)
Percentagens dos acréscimos (consoante o convénio coletivo)

Validação da fase 1: cada funcionário consegue iniciar sessão e vê o seu próprio perfil. Caso contrário: parar e corrigir.

Fase 2 — Saldos de corte (1 dia útil)

Agora chega a parte sensível. Antes do arranque, Agenda precisa saber:

Direito de férias do ano atual — por funcionário
Dias de férias já tirados este ano
Saldo de flex-tempo à data de corte
Saldo de excedente / a pagar (se aplicável)
Doença em curso? (data de início, até quando)

Estes valores entram uma única vez como saldo inicial. A partir daí Agenda fá-los crescer e diminuir automaticamente.

Dica: escolha como dia de corte o último dia de um mês (28/29/30/31). Assim a contabilidade pode fechar o mês no sistema antigo e o novo começa do zero — sem mês partido em dois sistemas.

Validação da fase 2: gerar um teste de exportação DATEV com 3 funcionários e comparar contra a folha de pagamento atual. Se as horas batem certo: pronto.

Fase 3 — Arranque (a partir do dia 1)

Dia D:

Manhã — primeira reunião de equipa (15 min). Demonstrar a app, mostrar onde picar, mostrar o pedido de férias.
Pequenos cartões com QR-code do download da app para cada funcionário.
Sistema antigo em modo só de leitura durante 4 semanas — caso queira consultar um carimbo antigo.
Linha quente de suporte interna (uma pessoa dos RH) durante 2 semanas.

Após 2 semanas: o velhinho terminal é desligado. Após 8 semanas: o velhinho sistema é arquivado.

Assistente de migração (em preparação)

Para que não tenha de contar à mão, estamos a construir um assistente de migração web — lançamento previsto: 2026. Como funciona:

Carregar — envia a sua exportação de dados-mestre e saldos (Excel, CSV ou uma chave API direta).
Análise — o assistente deteta a estrutura, mapeia cada coluna para o modelo de dados do Agenda e mostra-lhe, por funcionário, os valores que iria importar: férias restantes, saldo flex, pagamentos pendentes.
Confirmação — antes de qualquer importação vê uma tabela de revisão. Cada linha pode aprová-la, corrigi-la ou ignorá-la.
Início — só depois da sua confirmação os dados são registados. Até lá nada mudou no Agenda.
Reversão — durante as primeiras 72 horas após a importação pode reverter com um clique. Depois, os lançamentos de abertura permanecem como pista de auditoria.

Tem o conforto de uma importação automática com a segurança de uma revisão manual — sem reordenar colunas de Excel nem escrever macros.

Por categoria de sistema de origem

Terminais clássicos de picagem

Relógios de ponto com software central de avaliação oferecem normalmente uma exportação de dados-mestre e contas (CSV ou compatível DATEV). Os saldos flex-tempo, excedente e férias restantes mapeiam-se 1:1 no modelo do Agenda — sem conversão necessária. Tempo médio: 3–5 dias úteis.

Software de gestão de pessoal com interface DATEV

Estes sistemas exportam pelas suas próprias interfaces DATEV, que lemos diretamente. Os últimos 12 meses de movimentos chegam para reconstruir os saldos. Tempo médio: 5–7 dias úteis.

Plataformas HR em nuvem com API

Exportação via API. Os endpoints de saldos por funcionário entregam tudo o que precisamos. Tempo médio: 2–4 dias úteis.

Excel / cartões de ponto

A passagem mais frequente e a mais subestimada.

Fortaleza do Excel: o “patrão sabe onde tudo está”.
Fraqueza do Excel: ninguém valida, ninguém tem pista de auditoria, e a folha tem bugs.

Recomendação: faça o corte no fim do ano. Comece a 1 de janeiro com saldos zerados exceto férias transitadas. Custa um pouco aos funcionários (“vou perder meu flex?”) — mas é a forma mais limpa de chegar a um estado consistente.

Onboarding dos funcionários

A app é simples — mas mudar de hábitos não é. Cinco coisas que ajudam:

Vídeo de boas-vindas de 3 minutos — você grava-o uma vez (telemóvel chega), mostra entrada/saída, pedido de férias, vista do ano. Anexe-o ao e-mail de convite.
Cartão A6 com os três botões essenciais (Entrada / Pausa / Saída). Imprima e distribua.
Mensagem do patrão (não dos RH) — “a partir de segunda usamos Agenda”. A mensagem vem do topo, a confiança segue.
Sem entrega manual de papeis durante 4 semanas — força a usar a app.
Caixa de feedback interna — convide ativamente reações. Cinco melhorias possíveis na sua filial vão sair daí.

Indicadores de sucesso

Após 8 semanas verifique:

Cobertura de picagens: > 95 % dos dias úteis com picagem completa.
Pedidos pendentes: < 5 % por mais de 48 h sem aprovação.
Discrepância de exportação DATEV: 0 cêntimos em relação ao cálculo manual.
Chamadas de suporte por semana: < 2 por cada 25 funcionários.
Satisfação dos funcionários (inquérito de 1 pergunta): ≥ 4 em 5.

Se todos os cinco estão verdes: o sistema antigo pode ser arquivado.

Suporte durante a migração

Para clientes com mais de 50 funcionários a equipa Agenda oferece:

Sessão de configuração inicial (2 h, online) — passamos a fase 1 contigo.
Workshop de saldos de corte (1 h, online) — escolhemos juntos o dia de corte e o método.
Linha rápida durante 4 semanas — primeira resposta em 1 hora útil.
Health-check após 8 semanas — revisão dos cinco indicadores acima.

Fale connosco em contact@agenda-app.de antes de assinar. Um plano de migração realista distingue-se de uma boa intenção em duas chamadas telefónicas.