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Agenda Documentação Agenda

Ausências e aprovações

Uma ausência em Agenda é mais do que um ponto amarelo no calendário. É um fluxo completo: pedido → escolha opcional de substituto → push ao aprovador → decisão → registo automático no balanço e na remuneração.

Submeter um pedido

O funcionário abre Pedido de ausência no menu lateral (telemóvel) ou no painel web e fornece três coisas:

  1. Período — intervalo de datas, com pré-visualização ao vivo dos dias úteis (fins de semana e feriados são automaticamente excluídos).
  2. Motivo — da lista mantida pela sua empresa (ver abaixo).
  3. Opcional: meio-dia — manhã ou tarde.

Antes do envio vê de imediato: “3 dias úteis (fins de semana e feriados excluídos)”. Sem surpresas, sem contas a posteriori.

Escolher substituto — a diferença chave

Nos sistemas clássicos cada pedido vai “para o patrão”, e o patrão não sabe quem vai substituir o funcionário. Agenda inverte isto:

O funcionário escolhe ele próprio um colega que aprova o pedido e cobre o turno.

Três vantagens:

  • O colega fica logo envolvido — vê o pedido na sua caixa antes de ter de “assumir”.
  • Ninguém é apanhado de surpresa — todo o turno sabe quem cobre assim que aprovado.
  • O chefe é aliviado — substituições de rotina resolvem-se dentro da equipa.

Se não houver substituto, o pedido cai automaticamente para os administradores — o comportamento clássico continua disponível para exceções.

Aprovar — telemóvel ou web

Sistemas clássicos esperam que o encarregado se sente ao PC. Agenda permite aprovar diretamente do telemóvel via a entrada “Aprovações”.

A caixa tem duas separadores:

  • A minha caixa — pedidos que o funcionário endereçou explicitamente a mim.
  • Todos os pedidos — visível para administradores, com o estado completo da filial.

Em cada cartão: requerente, intervalo, motivo, meio-dia, comentário, etiqueta de substituto (“Substituto: Müller, Anna”). Dois botões: Aprovar ou Rejeitar — ambos disparam uma notificação push ao requerente.

Gerir motivos — você mantém o controlo

No painel de admin mantém uma lista central de motivos (Férias, Doença, Teletrabalho, Escola profissional, Viagem de serviço, Licença especial, Formação, Compensação de tempo, Licença parental, …) com:

  • Nome — o texto que os funcionários veem
  • Código — 2 letras para as células do calendário (UB, KR, HO, …)
  • Paga / Não paga — decide se as horas contam como tempo de trabalho

As alterações ficam ativas em todas as apps imediatamente — sem atualização de versão.

Meios-dias

Meios-dias úteis são padrão na Alemanha (consulta médica, meio dia de férias). Agenda conhece:

  • Manhã (firstHalf)
  • Tarde (secondHalf)

O pedido consome então apenas 0,5 dia do saldo de férias. Na vista anual a célula aparece com indicador de contraste claro.

Os meus pedidos

Em “Os meus pedidos” vê todo o seu histórico:

  • Filtro por estado — Todos, Pendentes, Aprovados
  • Filtro por tipo — Ausência, Correção de horas, Picagem nova, Pagamento de flex
  • Banner de estatísticas — “12 pedidos, 3 pendentes” no idioma do utilizador
  • Retirar — enquanto estiver pendente, com um toque

Feriados são calculados corretamente

Um feriado nacional no meio de 5 dias de férias custa 4 dias, não 5. Agenda subtrai automaticamente feriados e fins de semana. Para particularidades regionais (Corpo de Deus na Baviera, Reforma no leste) configura-as por filial e todos os cálculos seguem — ver Calendários e feriados.

O que poupa

  • Sem fluxo paralelo por email e no sistema.
  • Sem folha de Excel “quem está hoje?”.
  • Sem discussão “disseste que cobrias por mim” — tudo documentado.
  • Sem chamada da contabilidade ao fim do mês.

Próximos passos