Migración e incorporación

Un cambio de sistema es la fase más delicada en la vida de un departamento de RR. HH. Un saldo de vacaciones mal trasladado no es solo embarazoso — tiene implicaciones legales. Agenda ha construido por eso un camino de incorporación estructurado en tres fases. Cada fase se cierra y se aprueba antes de iniciar la siguiente.

Experiencia: una empresa de 10–50 empleados cambia completamente en 1–2 semanas sin perder un solo día de operaciones.

Fase 1 — Datos maestros (días 1–3)

El cimiento. Sin estos datos ningún cálculo será correcto.

Qué se importa:

• Lista de empleados con nombre/apellido, número de personal, e-mail, fecha de incorporación
• Sucursales / centros con su jerarquía
• Roles y permisos (quién puede hacer qué)
• Modelos de jornada (40h/semana, 35h/semana, parcial, etc.)
• Derecho de vacaciones por empleado (estándar + extras individuales)
• Horarios semanales estándar (L–V 8h cada uno, etc.)

Formato: lista Excel o CSV — bajo petición preparamos la plantilla a partir de las estructuras de su sistema actual. Prácticamente todo software clásico de fichaje o de RR. HH. ofrece las listas necesarias mediante una exportación de datos maestros o de saldos.

Qué funciona ya: una vez los datos maestros están en Agenda, todo empleado puede iniciar sesión y usar la app — incluso antes de importar los saldos.

Fase 2 — Saldos a fecha de corte (días 4–7)

La parte más delicada. Eligen una fecha de corte — típicamente fin de mes o 1 de enero — y trasladan exactamente los saldos que deben quedar al final de ese día.

Qué se importa:

Saldo	Formato esperado	Ejemplo
Vacaciones restantes a la fecha	Días en decimal	12.5
Traslado del año anterior	Días en decimal	0 o 3.5
Fecha de caducidad del traslado	DD.MM.	31.03.
Saldo de flexitiempo	Horas:minutos	04:35
Excedente / pago pendiente	Horas:minutos	02:15
Días de baja acumulados	Días	4
Días de formación (aprendices)	Días	6

Entregan un Excel; lo importamos en un lote controlado. Cada valor se les presenta antes de la importación, lo aprueban y luego se registra.

Por qué tanto cuidado: porque una hora de más o menos en la cuenta flex puede provocar dos meses después una discusión con el empleado. Agenda documenta cada uno de estos saldos iniciales como “asiento de apertura” — claramente identificable años después.

Fase 3 — Go-live (días 8–14)

A partir de aquí se ficha a diario. Las primeras dos semanas le acompañamos de cerca:

• Días 1–3: solo empleados piloto fichan en Agenda; el resto sigue en el antiguo
• Días 4–7: toda la plantilla ficha en Agenda; el sistema antiguo en modo solo lectura
• Días 8–14: se apaga el sistema antiguo, Agenda es la única fuente de verdad
• Fin de mes: primera exportación DATEV desde Agenda, comparada con la última del sistema antiguo (mismos movimientos, paso limpio)

¿Qué hacer con los datos históricos?

Tres opciones — solemos recomendar B:

A) Histórico completo. Importamos los últimos 3 años incluyendo solicitudes y aprobaciones. Ventaja: búsqueda completa en Agenda. Desventaja: 3–5 días extra y riesgo de inconsistencias del sistema antiguo.

B) Solo saldos, sistema antiguo como archivo. Trasladamos los saldos a fecha de corte (fase 2) y dejamos el antiguo como archivo de solo lectura. Lo recomendamos. Ventaja: cambio rápido, separación clara antes/después. Desventaja: para entradas antiguas hay que consultar brevemente el sistema antiguo.

C) Modo puente. Ambos sistemas funcionan en paralelo y Agenda tiene un enlace de lectura al antiguo. Solo apto para empresas grandes con casos muy complejos.

Asistente de migración (en preparación)

Para que no tenga que contar a mano, estamos construyendo un asistente de migración web — lanzamiento previsto: 2026. Cómo funciona:

1. Cargar — suba su exportación de datos maestros y saldos (Excel, CSV o una clave API directa).
2. Análisis — el asistente detecta la estructura, mapea cada columna al modelo de datos de Agenda y le muestra, por empleado, los valores que importaría: vacaciones restantes, saldo flex, pagos pendientes.
3. Confirmación — antes de importar nada verá una tabla de revisión. Cada fila puede aprobarla, corregirla o saltarla.
4. Inicio — solo tras su confirmación se registran los datos. Hasta entonces nada ha cambiado en Agenda.
5. Reversión — durante las primeras 72 horas tras la importación puede revertir con un clic. Después, los asientos de apertura permanecen como pista de auditoría.

Obtiene la comodidad de una importación automática con la seguridad de una revisión manual — sin reordenar columnas de Excel ni escribir macros.

Rutas de migración concretas

Terminales clásicos de fichaje

Los relojes de fichaje con software central suelen ofrecer una exportación de datos maestros y de cuentas (CSV o compatible DATEV). Los saldos flexitiempo, excedente y vacaciones restantes se mapean 1:1 al modelo de Agenda — normalmente sin conversión. Tiempo típico: 3–5 días laborables.

Software de gestión de personal con interfaz DATEV

Estos sistemas exportan vía sus interfaces DATEV, que leemos directamente. Los últimos 12 meses de movimientos bastan para reconstruir los saldos. Tiempo típico: 5–7 días laborables.

Plataformas HR en la nube con API

Exportación vía API. Los endpoints de saldos por empleado entregan todo lo necesario. Tiempo típico: 2–4 días laborables.

Listas Excel / tarjetas de fichaje

La vía manual también funciona. Le enviamos una plantilla Excel preparada, la rellena, la verificamos e importamos. Tiempo típico: 3–5 días laborables (según plantilla).

Lo que no nos llevamos

Algunos datos no se migran a propósito:

• Solicitudes antiguas sin relación con saldos abiertos — siguen consultables en el antiguo, no atascan Agenda.
• Nóminas — viven con la asesoría fiscal. Agenda continúa entregando exportaciones DATEV al mismo flujo.
• Notas personales del sistema antiguo — a menudo delicadas y rara vez se trasladan sin pérdidas.

Indicadores de éxito

Confirmamos el cambio con cinco verificaciones:

1. ✅ Todo empleado puede iniciar sesión y fichar
2. ✅ El balance de vacaciones del nuevo sistema coincide al día con el antiguo a fecha de corte
3. ✅ Los saldos flex coinciden al minuto
4. ✅ La primera exportación DATEV desde Agenda tras el cambio coincide con la última nómina del antiguo
5. ✅ Al menos tres empleados al azar confirman verbalmente: “Cuadra.”

Solo cuando los cinco están marcados se apaga el sistema antiguo.

Lo que se ahorra

• Sin mantenimiento doble durante el cambio (máximo una semana).
• Sin días de vacaciones perdidos, sin flexitiempo tragado.
• Sin discusión con el comité de empresa — toda la transición documentada.
• Sin hueco en la nómina — el mes de transición tiene un balance limpio.

Próximos pasos

• Visión general — qué tendrá tras la migración
• Contacte con nosotros para un análisis de migración sin compromiso.