Ausencias y aprobaciones
Una ausencia en Agenda es más que un punto amarillo en el calendario. Es un flujo completo: solicitud → elección opcional de sustituto → notificación al aprobador → decisión → registro automático en el balance y la nómina.
Solicitar una ausencia
El empleado abre Solicitud de ausencia en el menú lateral (móvil) o en el panel web y proporciona tres datos:
- Período — rango de fechas, con vista previa en vivo de los días laborables (fines de semana y festivos se restan automáticamente).
- Motivo — de la lista que mantiene su empresa (ver abajo).
- Opcional: medio día — mañana o tarde.
Antes del envío ve inmediatamente: “3 días laborables (fines de semana y festivos excluidos)”. Sin sorpresas, sin cálculos a posteriori.
Elegir sustituto — la diferencia clave
En los sistemas clásicos toda solicitud va “al jefe”, y el jefe no sabe quién cubrirá al empleado. Agenda lo invierte:
El empleado elige él mismo a un compañero que aprueba la solicitud y cubre el turno.
Tres ventajas:
- El compañero queda involucrado de inmediato — ve la solicitud en su bandeja antes de tener que “asumirla”.
- Nadie se sorprende — todo el turno sabe quién cubre en cuanto se aprueba.
- El jefe descarga trabajo — las sustituciones rutinarias se resuelven dentro del equipo.
Si no se elige sustituto, la solicitud va a los administradores — el comportamiento clásico sigue disponible para excepciones.
Aprobar — móvil o web
Los sistemas clásicos esperan que el encargado se siente al PC. Agenda permite aprobar directamente desde el móvil a través del menú “Aprobaciones”.
La bandeja tiene dos pestañas:
- Mi bandeja — solicitudes que el empleado dirigió explícitamente a mí.
- Todas las solicitudes — visible para administradores, con todo el estado de la sucursal.
En cada tarjeta: solicitante, rango, motivo, medio día, comentario, etiqueta de sustituto (“Sustituto: Müller, Anna”). Dos botones: Aprobar o Rechazar — ambos disparan una notificación push al solicitante.
Gestionar motivos — usted mantiene el control
En el panel de administración mantiene una lista central de motivos (Vacaciones, Baja, Teletrabajo, Formación profesional, Viaje de trabajo, Permiso especial, Capacitación, Compensación de tiempo, Baja parental, …) con:
- Nombre — el texto que ven los empleados
- Código — 2 letras para las celdas del calendario (UB, KR, HO, …)
- Pagada / no pagada — decide si las horas computan como tiempo trabajado
Los cambios son inmediatos en todas las apps — no hace falta actualizar versión.
Medios días
Los medios días son habituales en Alemania (cita médica, medio día de vacaciones). Agenda conoce:
- Mañana (
firstHalf) - Tarde (
secondHalf)
La solicitud usa entonces solo 0,5 día del balance de vacaciones. En la vista anual, la celda aparece con un indicador de contraste claro.
Mis solicitudes
En “Mis solicitudes” ve todo su historial:
- Filtro por estado — Todas, Pendientes, Aprobadas
- Filtro por tipo — Ausencia, Corrección de horas, Fichaje nuevo, Pago de flex
- Banner de estadísticas — “12 solicitudes, 3 pendientes” en el idioma del usuario
- Retirar — mientras está pendiente, con un toque
Los festivos se calculan correctamente
Un festivo nacional en medio de unas vacaciones de 5 días cuesta 4 días, no 5. Agenda resta automáticamente festivos y fines de semana. Para particularidades regionales (Corpus Christi en Baviera, Reforma en el este) las configura por sucursal y todos los cálculos se ajustan — ver Calendarios y festivos.
Lo que se ahorra
- Sin flujo paralelo por correo y sistema.
- Sin hoja de Excel “¿quién está hoy?”.
- Sin discusión “dijiste que me cubrirías” — todo queda registrado.
- Sin llamada de contabilidad a fin de mes.
Próximos pasos
- Flexitiempo y diligencias — horas más allá del previsto
- Calendarios y festivos — vistas anuales y de grupo