Flexitiempo y diligencias
Toda empresa tiene tiempo que no encaja en la rejilla clásica de horas: media mañana de servicio externo, una cita médica de 10 a 12, una hora ahorrada que el empleado quiere cobrar. Agenda resuelve estos casos sin trucos de Excel.
Flexitiempo (Gleitzeit) — cómo crece
Cada fichaje genera un balance diario: horas trabajadas menos previstas. La diferencia alimenta el flexitiempo del empleado. Ejemplos:
- Previsto 8h, real 9h → +1h flex
- Previsto 8h, real 7:30 → −0:30 flex
- Previsto 0h (fin de semana), real 4h → +4h flex
El flexitiempo se acumula a diario y es visible en la cuenta flex — tanto en la vista anual del móvil como en los valores mensuales web.
Tope anual
La mayoría de convenios limitan cuántas horas flex pueden acumularse al año (típicamente 50). Lo que excede fluye automáticamente a un depósito de excedente (“a pagar”). Ve ambos por separado:
- Cuenta flex — disponible libremente como tiempo libre o pago
- Excedente / pagado — horas sobre el tope, marcadas para pago
El tope es configurable por sucursal. Nadie pierde ni una hora.
Solicitar el pago del flexitiempo
El empleado abre “Pagar flexitiempo” en el menú:
- El saldo actual se muestra grande y a color
- Introducir horas (HH:MM o decimal: 2:30 o 2,5)
- Opcional: elegir sustituto / aprobador
- Opcional: nota
- Enviar
La solicitud sigue el mismo flujo de aprobación que las ausencias. Al aprobarse, el sistema debita primero el depósito de excedente (esas horas ya iban al pago) y toma el resto de la cuenta flex regular. Todo en una transacción atómica con auditoría:
- Movimiento de cuenta registrado
- Registro de pago creado con valores antes/después
- Ajuste de tiempo visible en los valores mensuales
- Exportación DATEV recoge el valor en la próxima ejecución
Diligencias — la zona entre fichaje y vacaciones
“Dienstgang” (diligencia) es como Agenda llama a un evento sub-diario con inicio y fin — demasiado corto para medio día de vacaciones, demasiado importante para no registrarlo. Tres plantillas vienen de serie, otras pueden añadirse por sucursal:
| Plantilla | ¿Pagada? | Para qué |
|---|---|---|
| Visita médica | No pagada | Cita durante el trabajo sin continuidad salarial |
| Teletrabajo | Pagada | Horas desde casa |
| Servicio externo | Pagada | Visita a cliente, entrega, cita externa |
Registrar — móvil o web
El menú “Diligencias” abre la lista de sus entradas. El botón “Registrar diligencia” abre un formulario sencillo: tipo, fecha, inicio, fin, nota opcional. La duración se calcula en vivo (“4h 00m”) para que vea lo que va a enviar.
Visualización
Las diligencias aparecen en la vista anual personal y en el calendario de grupo con dos colores propios:
- Verde azulado — diligencia pagada (teletrabajo, servicio externo)
- Ámbar — diligencia no pagada (visita médica)
El código de 2 letras está en la celda. En web el tooltip al pasar el ratón muestra además la franja horaria (“08:00 – 12:00”) — información que los calendarios anuales clásicos no pueden mostrar.
Turno de noche, sábado, domingo, festivo
Quien trabaja a horas atípicas acumula horas con recargo en cubos dedicados:
- Recargo nocturno (22:00–06:00, configurable)
- Recargo de sábado
- Recargo de domingo
- Recargo de festivo
- Recargo de horas extra
Estos cubos se llenan automáticamente cuando el fichaje cae en la ventana correspondiente — no hay que marcar nada manualmente. En la exportación DATEV cada cubo va a su propio código de retribución.
Lo que se ahorra
- Sin Excel con columnas “trasladado”, “ganado”, “pagado”.
- Sin cálculo manual de recargos a fin de mes.
- Sin “este mes sin pago, demasiado lío”.
- Sin día de servicio externo olvidado que no aparece en ningún sitio.
Próximos pasos
- Calendarios y festivos — visión del año y del equipo
- Migración e incorporación — trasladar saldos flex del sistema anterior